对外企业的发展过程中，出口航成为一个想当重要的环节，出口航运文件及合同履行、船务管理的控管想当重要，但处理程序也比较复杂、尤其出口航运文件之间的关联性、重复性、时效性更加重人工处理的错误发生率及效率无法掌握的问题。通过系统可以提供报价单跟踪，协助业务人员正确快捷制作出口航运文件，另提供出货通知安排备货、运费结算、保险费结算及售后的出险索赔等业务的强大支持。

首先是系统设定，提供港口、险种、运输方式的基本资料维护，可以设定运输路线，一个装货港到卸货港可有多条不同的运输路线（转运路线不同或运输方式不同），运输中根据需要选择不同的运输路线。运输路线主路径装货港/卸货港不能选择港口为其它类型的站港。运输路线明细可选择任何类型的站港。

出口文件编制，投保申请审批单，它有两个来源，即付运确认单、采购退货单，控制只能引入一次，即一张单只能对应一张投保申请审批单。确认付运通知单也有两个来源为付运确认单、采购退货单，通知单输出有三种样式，其一确认付运通知单（客户）用于通知客户接货，其二工厂确认付运通知单（出货）用于通知工厂发货，其三确认付运通知单（供应商）用于采购退货时通知供应商接货。装箱单则从付运确认单引入，单号等于付运确认单号，不可修改。一张装箱单对应一张付运确认单。另外报关单引入时按物料的报关编码及换算系数转换货物统计编号、数量，金额为含税总额（本位币），金额及报关费用等于明细之和，不能修改。

进口文件编制包括到货通知单、投保申请审批单、确认付运通知单、报关单。到货通知单是指向供应商采购后，供应商发货时发给我方的装货通知，用于准备接货及生产。确认付运通知单输出有两种样式，即确认付运通知单（客户）用于销售退货时通知客户接货；工厂确认付运通知单（进货）用于通知工厂准备收货。报关单引入时按物料的报关编码及换算系数转换换货物统计编号、数量。

最后系统也提供分析及管理报表，包括出口航运站一站式监控、出口航运费用日报表、出口航运费用实际与预算差异比较表。出口航运部一站式监控以确认付运通知单为依据，查询条件为确认付运通知单制单日期范围。出口监控要求送货日期，即付运确认单的交货日期。付运监控和财务监控数据分陆运和出口航运。出口航运费用日报表以确认付运通知单为报表数据来源，全部费用转换为本位币，运费等于陆运运费、出口航运运费、陆运其它费用、出口航运其它费用之和。出口航运费用实际与预算差异比较表则是调用财务报表。